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Hallo zusammen, ich (Werkstudent in einem Ingenieurbüro) bin mir unsicher, ob ich mich hier falsch verhalten habe:

Wir hatten ein Projekt bei einem großen Unternehmen. Das Projekt war insgesamt etwas holprig, es gab viele unbekannte Faktoren, wodurch sich der Aufwand erhöht hat und wir zeitlich etwas überziehen mussten. Der Auftraggeber war darüber nicht begeistert, aber am Ende wurde alles erfolgreich abgeschlossen.

Mitte September waren die Vor-Ort-Arbeiten endgültig beendet. Ich habe daraufhin eine Abschluss-Mail an alle Beteiligten geschickt und klar kommuniziert, dass das Projekt aus unserer Sicht vor Ort abgeschlossen ist. Ich habe ergänzt, dass wir für rechnungstechnische oder organisatorische Themen weiterhin erreichbar sind. In der Mail habe ich zwei Ansprechpartner erwähnt: – Andreas, der offizielle Auftraggeber – Tom, ein weiterer Ansprechpartner, mit dem wir sehr viel Kontakt hatten.

Tom hat daraufhin gebeten, die Rechnungsangelegenheiten zu klären (Rechnungen, weil es sich um einen Verkauf alter Bestände der Firma handelte). Das habe ich getan und mich mit der Rechnungsabteilung der Auftraggeberfirma abgestimmt (Meeting Anfang/Mitte Oktober). Etwa einen Monat später kam die Rückmeldung, dass alle Rechnungen beglichen seien. Diese Info habe ich an beide Ansprechpartner weitergeleitet. Andreas hat sich bedankt – damit schien das Thema erledigt.

Wichtig: Wir arbeiten auf Stundenbasis. Dafür müssen Leistungsnachweise (Stundenzettel) vom Auftraggeber unterschrieben zurückgesendet werden. Den Leistungsnachweis für August hatte ich bereits Anfang September geschickt – dieser kam allerdings nie unterschrieben zurück. Im Dezember hat unser Ingenieurbüro dann Druck gemacht, da Jahresende war und die unterschriebenen Leistungsnachweise dringend benötigt wurden. Mir fehlten zu dem Zeitpunkt noch die Nachweise für August und September. (November habe ich bewusst nicht angesprochen, da es dort nur ca. 10 Minuten Aufwand waren.) Ich habe Andreas daraufhin eine separate Mail geschickt mit der Bitte, die beiden Leistungsnachweise zu unterschreiben. Zusätzlich habe ich ihn über Teams angeschrieben, da er erfahrungsgemäß auf E-Mails selten reagiert. Antwort auf Teams war nur: „Ich kenne Sie / Dich nicht 😂“ Keine Rückmeldung zu den Leistungsnachweisen.

Ein paar Tage später habe ich nochmals freundlich per Teams nachgehakt, ob die Anfrage eventuell untergegangen sei und wir die unterschriebenen Nachweise zeitnah benötigen. Darauf kam die Antwort sinngemäß: „Du bist ja witzig. Erst meldet ihr euch monatelang nicht und jetzt kurz vor Jahresabschluss wollt ihr die Rechnung beglichen haben. Aber gut, ich schicke sie dir zurück.“

Ich frage mich jetzt ehrlich: Habe ich hier etwas falsch gemacht? Hätte ich anders oder früher kommunizieren müssen? Oder war seine Reaktion unangemessen, obwohl das Projekt offiziell seit September abgeschlossen war und ich das auch klar kommuniziert hatte?