Mi spiegate che senso ha consegnare a mano la lettera?

Oggi si presenta in ufficio (siamo un ufficio di solo back office) un signore, che fra l'altro è forse un ex dipendente del comune, accompagnato da un altro dipendente con dei lunghi fogli in mano dicendomi che si era dato riscontro all'accesso con consegna manuale e di darne riscontro. Mi posano queste delibere e mi indicano il numero di protocollo nonché la data con cui è stata inoltrata la richiesta e mi fa "torno fra 20 minuti allora". Caso vuole che 30 secondi dopo mi chiama la polizia locale per chiedere le anagrafiche dell'oiv. Io pur stando in segreteria generale non mi sono mai ritrovato a inviare mail all'oiv perché se ne occupano i colleghi più anziani e il segretario, quindi un casino per recuperare queste anagrafiche etc... Quindi torna il richiedente e mi fa "allora è pronto?" E io "devo ancora protocollare perché stavo facendo altro, ma può benissimo prendere le delibere, non credo occorra altro", non capendo cosa dovessi fare. Lui mi fa "eh no mi serve la lettera, però aspetto fuori per non dare intralcio". Allora prendo il primo foglio word col logo del comune utilizzabile visto che nemmeno c'abbiamo un modello pronto, cerco un caso simile dal registro dei protocolli e ricopio la formula tale e quale, stampo, scannerizzo, vado dal segretario per la firma che si lamenta che non so formattare le robe e glielo dò dicendo anche "mi dispiace per l'attesa". Dopodiché protocollo effettivamente questa lettera con l'allegato, e nel protocollare il documento scannerizzato mi rendo conto che gli sto inviando via MAIL col protocollo in partenza la STESSA lettera che gli consegnato a mano. Sicuramente sarò inesperto visto che sto da soli 3 mesi, ma non capisco davvero che cazzo di senso abbia fare attendere questo cristo per mezz'ora mentre magari stavi facendo altro per ritirare a mano una cosa che riceverà comunque via mail nel 2026. Le follie