Centralizar a gestão de viagens corporativas é o que separa controle real de controle aparente

Falo sobre finanças empresariais há anos e quanto mais penso sobre viagens corporativas, mais acho que muitas empresas ainda olham para o foco errado.

Parece que a preocupação maior costuma estar em aprovar a viagem e reservar voo e hotel. Isso importa, mas o que mais desorganiza uma operação de viagens é a falta de centralização da gestão.

Quando a jornada é fragmentada, a empresa perde contexto no meio do caminho.
A solicitação da viagem nasce em um fluxo, a aprovação acontece em outro, a reserva vem de outro fornecedor ou canal. As despesas aparecem depois, espalhadas e os comprovantes nem sempre acompanham o gasto. A prestação de contas demora e o financeiro tenta reconstruir tudo no fim.

E é por isso que tenho defendido cada vez a centralização da gestão de viagens corporativas.

Centralizar é o que permite:

• enxergar o custo real de cada viagem
• aplicar política da empresa de forma consistente
• conectar gasto e comprovante de forma fácil
• reduzir retrabalho de todos
• acelerar a prestação de contas e o reembolso
• dar mais rastreabilidade para o financeiro

Sem isso, a operação até roda, mas com atrito. Uma viagem pode acontecer normalmente e, mesmo assim, deixar para trás:

• despesa fora da política
• falta de visibilidade
• atraso na conferência
• dificuldade de conciliação
• custo mal classificado
• perda de tempo operacional

Minha impressão hoje é que boa parte da maturidade em gestão de viagens corporativas passa por isso: não só reservar melhor, mas conectar melhor todas as etapas da jornada.

Queria saber a visão de vocês! Já tiveram problemas com gestão de viagens a trabalho? O que mais muda quando a empresa realmente centraliza esse processo?